Algemeen, HRM

HR Analytics: Monitoren van personeel; waar ligt de grens?

Het monitoren van het gedrag van medewerkers kan voor HR-analytics relevante gegevens opleveren. Zolang er sprake van een gerechtvaardigd belang, mag de organisatie dit doen mits zij het privacybelang daartegen afweegt en met inachtneming van de volgende basisprincipes.

In de Wbp staat wat wel en niet mag met persoonsgegevens en welke rechten het individu hierbij heeft. De basisprincipes zijn:

  • de organisatie moet de gegevenshoeveelheid doseren naar de functionele informatiebehoefte: deze moet ‘proportioneel’ zijn (niet te veel, niet te weinig);
  • de organisatie is verantwoordelijk voor de juistheid en de nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie;
  • de organisatie moet de medewerkers informeren over de doeleinden waarvoor niet verplichte gegevens worden verzameld (informatieplicht);
  • de organisatie moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking;
  • persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de organisatie de gegevens verzamelt en gebruikt;
  • elke medewerker heeft recht op informatie over, inzage in, aanvulling, verbetering, verwijdering en afscherming van zijn persoonsgegevens.

Gegevens ten behoeve van prestatieverbetering

Ad
Van een gerechtvaardigd doel is onder meer sprake wanneer het gaat om het verbeteren van de werkprocessen, de prestaties van de organisatie en de medewerkers, het beheersen van de kosten en de risico’s, de kwaliteit van de dienstverlening enzovoort. Zo mag een logistiek bedrijf zijn chauffeurs volgen met een trackingsysteem om bezorgroutes efficiënter in te delen of klanten te informeren over het verwachte bezorgtijdstip. Gesprekken tussen callcentermedewerkers en klanten mogen voor trainingsdoeleinden worden opgenomen, mits dat voldoende transparant gebeurt.

Privacy op de werkvloer

Binnen de arbeidsrelatie speelt de privacywetgeving een steeds grotere rol. Technologische ontwikkelingen maken het steeds gemakkelijker om data te verzamelen, maar tegelijkertijd leggen o.m. de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Wet Melding Datalekken u verschillende beperkingen op. Bent u op de hoogte van de actuele privacywetgeving? Kent u de grenzen die gesteld worden aan het verwerken van persoonsgegevens en het uitvoeren van controles? En heeft u een protocol opgesteld dat geldt zodra er een datalek binnen uw organisatie is ontstaan?

Bijhouden internetverkeer, internetreglement

Het bijhouden van handelingen van medewerkers bij internetgebruik, e-mailen of telefoneren geldt als het verwerken van persoonsgegevens en mag alleen met een legitiem doel, aldus de Wbp. In de praktijk betekent dit dat het monitoren en loggen van internet- of computergebruik zo veel mogelijk anoniem zal moeten gebeuren.

Wanneer een werkgever wil nagaan hoe de computers of de internetverbinding worden gebruikt is bovendien een internetreglement vereist. Daarin moet zijn vastgelegd wat er bijgehouden wordt, met welk doel en wat er met de gegevens gebeurt. Als de organisatie een ondernemingsraad heeft, moet deze instemming geven over de inhoud van het internetreglement.

Leestip: Binnenkort van start: Post HBO HRM & Leadership

 Lees het artikel

Camera’s op de werkplek

Ook gelden strengere eisen voor het verwerken van camerabeelden, ofwel het vastleggen van beelden waarop mensen herkenbaar zijn. Dat is toegestaan mits het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de organisatie. Dat kan zijn de beveiliging van eigendommen en de veiligheid van werknemers en klanten. De or heeft instemmingsrecht bij een besluit om gebruik te maken van een dergelijk personeelsvolgsysteem. Verborgen camera’s zijn in principe niet toegestaan, tenzij er een gerechtvaardigd belang is, zoals het opsporen van bijvoorbeeld fraude en diefstal.

Auteur: Toine Al

About the author / 

Redactie Management Career
Redactie Management Career

Management Career (MMC) is het online platform voor management executives & business leaders in Nederland met up-to-date informatie over finance & accounting, strategische management, hrm, bedrijfskunde, management & leadership en ICT & CRM. U vindt op dit platform belangrijke trends en ontwikkelingen binnen de genoemde vakgebieden, relevante carriers-informatie, actuele kennis en inzichten en agenda-informatie over events, bijeenkomsten en opleidingen.

Management Career Nieuwsupdate

1 Comment

  1. Wil Houtzager 02/05/2018 at 12:46 - Beantwoorden

    De insteek hiervan is heel juridisch en defensief in mijn ogen. We verzamelen continu data over werkprocessen om deze te verbeteren, en terecht. Zodra we echter de mens raken die deze werkprocessen aanstuurt, bepaalt en uitvoert, schieten we in de kramp. Dat is oud denken. Denken uit een tijdperk waarin managers bepaalden wat er op welke wijze moest worden gedaan. De scheiding tussen denken en doen. Heden ten dage is het noodzakelijk dat medewerkers eigenaarschap hebben over doelen en werkprocessen willen we wendbaar op de vraag van onze omgeving in kunnen spelen. Daarmee bepalen waarden, normen en gedrag van eenieder (zowel leiding, medewerkers, samenwerkingspartners als klanten) nog meer het resultaat. Dat verlangt informatie over hoe die waarden, normen en gedragingen zich tot elkaar verhouden. People Analytics kan deze gedragspatronen continu monitoren en de effecten daarvan op de resultaten zichtbaar maken. Zodat leiding en medewerkers gericht feedback ontvangen over welke waarden, normen en gedragingen wel en niet effectief zijn om de eigen doelen te realiseren. Met behoud van volledige privacy. Want privacy denkt vanuit het individu. Innovatie en productiviteit zijn resultanten van ons gezamenlijke gedrag. Onze groepspatronen. Die kun je uitstekend monitoren waarbij je het eigenaarschap van de meetresultaten bij de groep legt. Het gaat tenslotte over hen! Zij zullen zich willen ontwikkelen als blijkt dat het beter kan.

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.