Inkoop

Stapsgewijs naar een nieuw ERP – zo hou je het overzicht

Gewoon verder gaan op de oude voet is bij ERP-implementaties en -updates niet langer goed genoeg. Voor een groeiende groep bedrijven ligt het accent van de inspanning steeds meer op de wat minder ‘harde’ aspecten. Dit zijn de tips om te komen tot een soepele uitrol.

Veel bedrijven kijken op tegen de implementatie van ERP-software. Met als gevolg, dat het gat groeit tussen de gemiddelde versie, die bedrijven in gebruik hebben en de technologie die ERP-leveranciers nu aanbieden. Daardoor wordt de onvermijdelijke overstap steeds lastiger.

Ad

ERP project geldt vaak als ‘moeilijk’

Software is booming en met de verkoop van ERP-systemen gaat het prima, ondanks de angst te veranderen naar andere software dan wel een bestaand pakket te updaten. Maar er is wel een opvallende ontwikkeling aan de gang. Het gat is groeiende tussen waar productiebedrijven, logistieke organisaties en (groot)handelsondernemingen met hun huidige ERP toe in staat zijn en wat softwareleveranciers op de markt brengen. Dat is althans wat Guus Krabbenborg van QBS Group stelt. “Zowel grote als kleinere bedrijven ervaren ERP-projecten als ‘moeilijk’. Ze starten een kooptraject op, voeren referentiebezoeken uit, evalueren die en besluiten vervolgens geregeld de implementatie toch maar weer met twee jaar uit te stellen. Daarmee dichten ze het gat met de huidige mogelijkheden in elk geval niet.”

Cruciale processen in verouderde systemen…

De angst voor verandering leidt vooralsnog niet tot een hausse aan ERP-vervangingsprojecten. Terwijl de noodzaak om te veranderen en de wil om bij te blijven en te profiteren van de nieuwe mogelijkheden absoluut gewenst is, volgens ERP experts. IT is een belangrijke factor in het bedienen van klanten en het inspelen op nieuwe mogelijkheden.
“Er is veel legacy in IT”, constateert Krabbenborg. “Veel cruciale processen lopen via sterk verouderde systemen, dat is een tikkende tijdbom van jewelste. De korte termijn regeert, bedrijven nemen beslissingen niet zelden op basis van andere dan zakelijke argumenten.”

Het resultaat in de huidige markt is dat een MKB-bedrijf gemiddeld 14,3 applicaties heeft geïnstalleerd, waarin klantgegevens staan. Krabbenborg: ”Krijgt iemand veertien keer een kerstkaart van dezelfde onderneming, dan valt daar misschien nog om te lachen. Betreft het veertien, niet persé dezelfde, klantgegevens of afleveradressen, dan kan dit leiden tot vervelende situaties.”

Welk probleem lost ERP eigenlijk op?

Tijd dus om na te denken over de vraag: ‘Hoe selecteer ik een ERP’ en ‘Waarop moet ik letten bij de aanschaf van een ERP’?
Voorafgaand moeten projectleiding en management, zich buigen over de vraag op welk probleem of welke uitdaging het ERP een ‘antwoord’ zou moeten zijn. Wat wil het bedrijf bereiken en welke keuzecriteria zijn er die moeten leiden tot de selectie? In deze moet de onderneming aangeven hoe het ERP past bij de strategie van het bedrijf. In fase twee is het tijd om een boodschappenlijstje te maken met wensen uit de organisatie. In fase drie blijven die punten over die echt nodig zijn. Vervolgens is het tijd om aan de slag te gaan.

Tijd voor een ander ERP?

  1. Kies een team met werknemers die bij het project kunnen ondersteunen
  2. Evalueer de uitdagingen, punten waarmee rekening te houden
  3. Kies een ERP-systeem dat bij het bedrijf past
  4. Schoon de beschikbare bedrijfsdata op
  5. Maak een medewerkersplanning voor een praktische ERP-training
  6. Ga pas live na een grondig testtraject op alle cruciale aspecten

(bron: Panorama Consulting)

Wensen opstellen en blauwdruk maken

Aan het begin van het ERP-selectieproces is het brainstormen van groot belang. Kijk terug naar eerdere implementaties en ga na waarom dit project wel of niet goed is verlopen. De waarom-vraag is hierbij erg belangrijk.
Ruud Haring, vanuit Skopos betrokken bij ERP-adviestrajecten: “In het verleden kozen bedrijven voor een ERP-pakket en knoopten daaraan allerlei applicaties vast. Dat IT-landschap is nu uitgegroeid tot een spaghetti waarmee het moeilijk werken is. Ik adviseer altijd om eerst de wensen op te stellen en daarna een blauwdruk te maken. Misschien is er niet alleen een ERP nodig, maar ook een productconfigurator. Kijk eerst naar de behoefte, horend bij waarin je je als onderneming kunt onderscheiden.”
Overigens is het terugkijken naar eerdere ERP-implementaties niet altijd eenvoudig. Doordat bedrijven minimaal vijf jaar, maar vaak behoorlijk veel langer doen met een systeem, is de kennis over eerdere implementaties niet altijd meer  binnen de organisatie aanwezig. Is de kennis over voorgaande implementaties nog wel aanwezig, dan is het maar de vraag of je de personen die dit betreft wel ‘ervaren’ zijn. Hoe ervaren is iemand die iets één of twee keer heeft gedaan?

Tijd en mogelijkheden om te ontwikkelen

Daar komt bij dat het applicatielandschap er heel anders uit ziet dan vijf of tien jaar geleden. Bij de selectie van IT-tools waaronder een ERP is er nu veel meer te kiezen. Van alles in één ERP tot ERP aangevuld met best-of-breed software. Haring: “Je moet een negen halen met de functionaliteit en bijhorende IT om je te onderscheiden. Bij de andere applicaties kun je met een zes of zeven toe. Beperk wel het aantal systemen waarmee je werkt.”
De leverancier moet passen bij de onderneming, kunnen aangeven hoe het ERP-product zich ontwikkelt, hoe de roadmap van de software eruit ziet, dat het bedrijfseconomisch gezien langjarige continuiteit kan bieden en eventueel zelfs welk percentage van de omzet er naar software ontwikkeling gaat.

Waarop letten bij de aanschaf van een ERP?

  1. Zorg er voor dat de interne bereidheid om te veranderen groot genoeg is en dat daarmee de roep om specifiek maatwerk afneemt
  2. Creëer voldoende draagvlak onder het personeel
  3. Werk aan de betrokkenheid van het management
  4. Maak een heldere taakverdeling en zorg er voor dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn
  5. Werk diverse implementatiescenario’s uit
  6. Bepaal de beste implementatiemethodiek
  7. Voorkom dat het implementatieproject gebukt gaat onder tijdsdruk en budgetproblemen
  8. Onderzoek hoe het is met de kennis van ERP in relatie met de processen
  9. Zorg voor een logische samenstelling van het projectteam

Leestip: Binnenkort van start: Inkoopmanagement & Procurement (Post HBO)

 Lees het artikel

ERP uit de cloud of juist niet

Cloud of on-premise? Een combinatie van beide? Zowel Krabbenborg als Haring speken geen duidelijke voorkeur uit. Beiden zien wel een beweging richting de cloud, maar geven ook aan dat het aantal échte cloud ERP-pakketten schaars is. Kostentechnisch zit er weinig verschil tussen beide keuzes.
Krabbenborg: “Belangrijk is vooral hoe makkelijk het is om te integreren met andere applicaties. Met webservices is veel te koppelen, maar blijft het ook na een tijdje goed werken? Vraag bij de leverancier naar zijn strategie. Kijk uit voor een combinatie van de allerbeste losse applicaties die niet goed samenwerken. Misschien is een geïntegreerd pakket dan beter.”
Concluderend bestaat de markt eigenlijk uit twee grote groepen. De ene grote groep wil efficiënt te werk gaan en zoekt het maximaal beschikbare aan IT voor elke bestede euro. Krabbenborg: “Die groep is het beste af met een standaard ERP en moet de concurrentie aangaan op andere vlakken dan IT.”
De andere groep wil juist het verschil maken met IT en ziet technologie als concurrentieel voordeel. “Wil je dat, dan moet je ook over de juiste IT en bijhorende kennis en budgetten beschikken. Maar ik schat in dat deze groep hooguit twintig procent van de markt beslaat.”

Auteur:  Ferdi den Bakker

Bron: Logistiek 

About the author / 

Redactie Management Career

Management Career (MMC) is het online platform voor management executives & business leaders in Nederland met up-to-date informatie over finance & accounting, strategische management, hrm, bedrijfskunde, management & leadership en ICT & CRM. U vindt op dit platform belangrijke trends en ontwikkelingen binnen de genoemde vakgebieden, relevante carriers-informatie, actuele kennis en inzichten en agenda-informatie over events, bijeenkomsten en opleidingen.

Management Career Nieuwsupdate

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *